Privatlivspolitik

BØRGE JAKOBSEN & SØN’s behandling af oplysninger om ansøgere og medarbejdere

 

Som dataansvarlig virksomhed ligger databeskyttelse os meget på sinde. Vi værner om de personoplysninger, som vi håndterer, og vi sikrer os, at vi lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Vi giver de personer, som vi behandler oplysninger om (”de registrerede”), informationer om vores databehandlinger og om de rettigheder, som man har som registreret.

I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger om ansøgere og om vores medarbejdere.

Hvem vi er - og hvordan du kan kontakte os
Den dataansvarlige virksomheds identitet og kontaktoplysninger

BØRGE JAKOBSEN & SØN A/S
Ellevej 3
4700 Næstved
CVR-nr. 16167134
E-mail: bj-s@bj-s.dk
Web: www.bj-s.dk
Tlf. 5573 3200

Kontakt til vores databeskyttelseskoordinator:
Vi har udpeget en databeskyttelseskoordinator, som hjælper med at sikre høj databeskyttelse i vores virksomhed.
Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelseskoordinatoren.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på følgende måder:

• På e-mail: Skriv til: bj-s@bj-s.dk
  Husk at almindelig e-mail ikke er en sikker kommunikation. Skriv ikke noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.
• Ved brev: Skriv til postadressen som nævnt ovenfor, med attention databeskyttelseskoordinator.

Vores behandlinger af personoplysninger
Kategorier af personoplysninger

De oplysninger, som vi behandler om dig, kan omfatte:

Oplysninger om ansøgere
Når du ansøger om en stilling hos BØRGE JAKOBSEN & SØN og under din eventuelle ansættelse hos BØRGE JAKOBSEN & SØN, indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder

• dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privat adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV
• alder, køn, ansættelsessted, afdeling, segment/funktion, lønramme, løn
• oplysninger indhentet fra referencer
• oplysninger i forbindelse med persontest
• oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig

Oplysninger om medarbejdere og tidligere medarbejdere
Hvis du er ansat i BØRGE JAKOBSEN & SØN, indsamler og behandler vi, udover ovenstående, følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder

• løn, bankkonto og skatteoplysninger og pensionsforhold
• oplysninger om MUS materiale, herunder kompetenceudvikling med mere.
• oplysninger om ferie, sygdom og andet fravær
• oplysninger om it-udstyr, telefon, adgangskort, og eventuelt firmakort, som BØRGE JAKOBSEN & SØN
• stiller til din disposition til brug for dit arbejde
• oplysninger om dine pårørende, som du selv orienterer BØRGE JAKOBSEN & SØN om
• oplysninger om antal børn og deres alder til brug for administration af omsorgsdage
• oplysninger om ferie, barsel, orlov og anden sygdom
• oplysninger om din brug af e-mail og internet jf. selvstændig politik
• oplysninger om ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller bortvisning.

CPR-nummer

• Når du er ansat i BØRGE JAKOBSEN & SØN, behandler vi oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

Følsomme personoplysninger

• Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister
• Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap).

Formål og retsgrundlag
Vores databehandlinger har følgende formål:

Administration af personale, herunder sagsbehandling i forbindelse med ansættelser. Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning og andre centralt fastsatte regler samt overenskomster og aftaler, der indgås mellem arbejdsmarkedets parter samt lokalt og individuelt indgåede aftaler om løn- og ansættelsesvilkår.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

• Når du er ansat, er grundaget for behandlingen af dit CPR-nummer reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og § 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelsesloven.
• Helbredsoplysninger behandles med hjemmel i lovgivningen. Fx er retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger som led i ansættelse på særlige vilkår den særlov, der regulerer den særlige ansættelsesform.
• Oplysninger om medlemskab af fagforening behandles i forbindelse med tvister i medfør af databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, om behandlinger, som er nødvendige for at overholde den dataansvarlige eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i lovgivning eller kollektive overenskomster.
• Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indgår i persontests, og resultatet af testen er dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling,
  som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.
• Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
• Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om brug af e-mail og internet er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-konto, kan fx være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderens brug af internet
  eller e-mail.
• Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om medarbejders brug af telefoni, herunder mobiltelefoner, er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, herunder forpligtelser til at føre en vis kontrol med, at brugen af mobiltelefoner overholder BØRGE JAKOBSEN & SØN’s retningslinjer i forbindelse med arbejde hos BØRGE JAKOBSEN & SØN, herunder at føre kontrol af forbrug.
• Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en ansættelseskontrakt og for udførelsen af ansættelseskontrakten.
• Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.

Kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader personoplysninger om vores ansatte til følgende kategorier af modtagere:

• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
• Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn, herunder e-boks
• Pensionsselskaber i forbindelse med pension
• Kompetencefonde og fagforeninger i forbindelse med efteruddannelse og lønrefusion
• Kursusudbyder/ kursusarrangør
• Eksterne rådgivere, vores advokatforbindelse mv.
• Kunder og samarbejdspartnere til BØRGE JAKOBSEN & SØN, som du medvirker til at betjene, modtager oplysninger som dit navn, cv og din stilling i forbindelse med sagsbehandling mv.
• Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler.

Hvor oplysningerne stammer fra
BØRGE JAKOBSEN & SØN modtager oplysningerne direkte fra ansøgerne og medarbejderne, herunder ajourfører vi løbende ansattes navn, adresser etc.

Sletning
Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.

Hvis du som ansøger ikke fik job hos BØRGE JAKOBSEN & SØN, gemmer vi din ansøgning og de øvrige personlige data så længe som nødvendigt for de formål, vi har beskrevet ovenfor. Data om ansøgningen slettes senest 6 måneder efter datoen for ansøgningsfristen.

Uopfordrede ansøgninger slettes seneste 6 måneder efter datoen for modtagelse, hvis der ikke sker ansættelse.

BØRGE JAKOBSEN & SØN følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven. For at kunne dokumentere vores sagsbehandling og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme alle personaleoplysninger i op til 5 år plus indeværende efter fratræden.

Dine rettigheder
Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik.

Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dig ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget.
• Ret til sletning
  Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne.
• Ret til begrænsning af behandling
  Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
  Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse
  Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.
• Ret til at få information om nye formål
  Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.
• Ret til at trække dit samtykke tilbage
  Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Dine klagemuligheder
Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på og mener at de strider mod lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.